Het is mogelijk om een onbelaste reiskostenvergoeding in de werkkostenregeling (WKR) aan werknemers uit te keren. De werkgever mag deze vergoeding, mits aan de voorwaarden is voldaan, dus netto uitbetalen. Dat komt omdat de vergoeding – tot een bepaalde hoogte – is aangewezen als ‘gerichte vrijstelling’. Een gerichte vrijstelling is een netto vergoeding (of verstrekking) die ook niet ten laste komt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Dit artikel richt zich op de voorwaarden waaraan een dergelijke reiskostenvergoeding (ook: kilometervergoeding) moet voldoen.
Het vergoeden van een vast bedrag per kilometer in 2024
De meest voorkomende vorm van een reiskostenvergoeding is het toekennen van een vergoeding per afgelegde kilometer. Dat kan zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer zijn. Deze vergoeding mag binnen de kaders van de gerichte vrijstelling echter maximaal € 0,23 per kilometer bedragen (2024). Het met elkaar afspreken van een hoger bedrag is toegestaan, maar het meerdere is dan belast als brutoloon of komt ten laste van de vrije ruimte. De mogelijkheid om een vast bedrag per kilometer te vergoeden geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers die de werknemer met de privéauto aflegt. In 2022 bedroeg het maximale bedrag nog € 0,19 en in 2023 € 0,21.
Het belastingvrij vergoeden van de werkelijke reiskosten
Indien werknemers reizen met de taxi, een luchtvaartuig of per schip, mag de werkgever de werkelijke reiskosten vergoeden. Een vergoeding van de werkelijke kosten van reizen met het openbaar vervoer is ook mogelijk. De werkgever mag er overigens altijd voor kiezen om maximaal € 0,23 per kilometer te vergoeden in plaats van deze werkelijk gemaakte reiskosten. Het is de werkgever dus niet toegestaan om bij vervoer met de privéauto de werkelijke kosten te vergoeden. Voor die categorie kilometers geldt hetgeen in de vorige paragraaf is geschreven over de vergoeding per afgelegde kilometer.
Een vaste reiskostenvergoeding voor werknemers
Het is mogelijk om een vaste en onbelaste reiskostenvergoeding met behulp van de werkkostenregeling toe te kennen aan werknemers. Voorwaarde is wel dat de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een ‘vaste werkplek’ reist. Dat kan bijvoorbeeld het kantoorpand zijn waar hij altijd zit. Is aan deze 128-dagennorm voldaan, dan mag de werkgever een vergoeding berekenen alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die plek reist. De administratieve lasten voor de werkgever nemen daardoor enigszins af en de werknemer heeft zekerheid over de maandelijkse, netto kilometervergoeding. Voorgaande dagenaantallen zijn gebaseerd op een dienstverband van vijf werkdagen per week.
Bij parttimers moet als tussenstap een herrekening van deze dagenaantallen plaatsvinden. Sinds 2022 geldt daarbij een gewijzigde berekeningsmethode. Deze wijziging was nodig om te voorkomen dat er een onwenselijke samenloop met de thuiswerkvergoeding kon ontstaan. De vaste reiskostenvergoeding is voor de praktijk relevant voor woon-werkverkeer, omdat de omvang daarvan over het algemeen vaststaat. Een voorbeeld.
Voorbeeld vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer in 2024
Een werknemer werkt vier dagen per week. Hij woont op 10 kilometer enkele reisafstand van het kantoor waar hij altijd zit. Dit is duidelijk een vaste werkplek. De werkgever wil deze werknemer een vaste reiskostenvergoeding toekennen voor het woon-werkverkeer dat hij aflegt. De werknemer is het gehele kalenderjaar in dienst.
De werknemer werkt vier dagen. Daarom rekent de werkgever eerst de 128-dagennorm om naar dit dagenaantal. Dat doet hij door vier vijfde te nemen van 128 dagen, hetgeen 102 dagen betreft. De werknemer voldoet aan de eis dat hij ten minste 102 dagen per kalenderjaar naar zijn vaste werkplek reist.
Daarom mag deze werkgever een vaste reiskostenvergoeding toekennen. Deze vergoeding is gebaseerd op vier vijfde van 214 dagen. Dat is 172 dagen. De vergoeding bedraagt dan: € 0,23 per kilometer * 20 kilometer per dag * 172 dagen = € 791,20 per jaar en € 65,93 per maand.
Vaste kilometervergoeding voor zakelijke ritten?
Regelmatig krijgen wij de vraag of het ook mogelijk is om een vaste kilometervergoeding voor zakelijke ritten te berekenen. Ja, dat is mogelijk, maar het vereist aandacht en regelmatige inspanning. Een vaste kostenvergoeding voor zakelijke kilometers kan onderdeel zijn van een zogenaamde ‘vaste kostenvergoeding’. Aan een dergelijke vergoeding moet een degelijk onderzoek naar de werkelijke kilometers ten grondslag liggen. Dat kan bijvoorbeeld door eerst drie maanden het aantal zakelijke kilometers bij te houden. Op basis van het gemiddelde dat daaruit volgt, kan de werkgever dan een vaste vergoeding berekenen. Periodiek moet worden onderzocht of de vergoeding nog aansluit bij de werkelijkheid.
Carpoolen en onbelaste reiskostenvergoedingen
Carpoolen is milieuvriendelijk en in tijden van bijvoorbeeld hoge brandstofprijzen extra aantrekkelijk voor werknemers. De mogelijkheid om een reiskostenvergoeding uit te keren aan werknemers die carpoolen, is afhankelijk van de vraag wie het carpoolen organiseert. Indien de werkgever het carpoolen organiseert, kan het zijn dat de rijdende werknemer extra kilometers moet maken. Deze extra kilometers mag de werkgever dan ook onbelast vergoeden. Aangezien u het vervoer organiseert, kunnen de werknemers die meerijden, geen onbelaste vergoeding ontvangen.
Vaak zijn het de werknemers die het carpoolen onderling regelen. Dan gelden andere regels, omdat u niet de organisator van het vervoer bent. U mag dan alle werknemers de onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer uitbetalen, maar omrijdkilometers mag u niet onbelast vergoeden. Deze kilometers zijn namelijk niet op uw verzoek gemaakt.
Kilometervergoedingen salderen
Veel werkgevers hebben een splitsing aangebracht in de kilometervergoeding. Een voorbeeld. Een werknemer ontvangt voor woon-werkverkeer € 0,10 per kilometer en voor zakelijke kilometers (bijvoorbeeld vanaf kantoor naar een klant) € 0,27 per kilometer. Onder voorwaarden is het toegestaan om aan het einde van het jaar het ‘te lage bedrag’ voor het woon-werkverkeer te salderen met het ‘te hoge’ bedrag voor zakelijke kilometers. Dit kan ertoe leiden dat uiteindelijk sprake is van een volledig onbelaste reiskostenvergoeding.
Geen onbelaste reiskostenvergoeding bij vervoer vanwege de inhoudingsplichtige
Indien vervoer plaatsvindt vanwege de inhoudingsplichtige (de werkgever), dan kan geen reiskostenvergoeding worden toegekend. Hiervan is sprake als de werkgever het vervoer zelf organiseert of als de werkgever zelf reisbewijzen voor het openbaar vervoer aanschaft en verstrekt aan de werknemers. U mag dan dus geen onbelaste reiskostenvergoeding via de WKR uitkeren, tenzij u uw vrije ruimte aanwendt.
Reiskosten, werkkostenregeling en advisering
De werkkostenregeling was ooit bedoeld als vereenvoudiging. Daar is weinig van terecht gekomen. Veel werkgevers maken niet optimaal gebruik van de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt en laten daardoor kansen liggen. Dat zijn financiële kansen, maar ook kansen op middels vergoedingen en/of verstrekkingen uw personeel aan u te binden. Vragen over de werkkostenregeling of de onbelaste reiskostenvergoeding? Neem dan gerust eens contact met ons op.
Bronnen
Lees ook onze artikelen over:
- De werkkostenregeling
- De thuiswerkvergoeding in de werkkostenregeling
- Herziening van de lage WW-premie
- Inlenersaansprakelijkheid bij arbeidskrachten voor loonheffingen en omzetbelasting
- Naheffing en boetes wegens te hoge kilometervergoedingen zijn terecht