Stel een vraag
De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

  • Publicatiedatum 14 nov 2024
  • Aanpassingsdatum 14 dec 2024
  • Leestijd 5 min

Sinds 1 januari 2012 is in de wet een regeling opgenomen met betrekking tot een bestelauto die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt door de werknemer. Als deze regeling wordt toegepast, hoeft de werkgever geen bijtelling te berekenen. Het bijhouden van een rittenregistratie is ook niet nodig. In dit artikel behandel ik de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Aan de orde komt deze verklaring zowel voor de loonbelasting als voor de inkomstenbelasting.

De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Het komt voor dat werkgevers geen expliciet verbod op het privégebruik van een bestelauto opleggen. Werknemers die weten dat zij een bestelauto niet privé gaan gebruiken, kunnen dan overwegen een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aan te vragen. De Belastingdienst geeft deze verklaring af aan de werknemer. Het gevolg van deze verklaring is dat de werkgever de bijtelling achterwege kan laten. Een rittenregistratie hoeft ook niet te worden bijgehouden. Uiteraard is dit geen vrijbrief om de auto ‘stiekem’ privé te gaan gebruiken, want de Belastingdienst controleert wel degelijk. Zolang er nog geen verklaring is afgegeven, zijn de ‘normale’ bijtellingsregels van toepassing.

Aanvragen verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

De werknemer neemt meestal het initiatief om een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto aan te vragen. Het aanvragen kan echter alleen plaatsvinden met hulp van de werkgever. Dit is op deze manier vormgegeven, om te zorgen dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid bestaat. De verklaring gaat in op de datum die daarvoor wordt gekozen, maar deze mag niet in het verleden liggen. Een eenmaal afgegeven verklaring is in principe voor onbepaalde tijd geldig. Per werknemer en per bestelauto zal steeds een verklaring moeten worden aangevraagd. Dat dit laatste hard uit kan werken, blijkt onder andere uit een uitspraak van de rechtbank uit 2019. De belastingplichtige in die zaak wist niet dat een nieuwe verklaring moest worden aangevraagd bij aanschaf van een nieuwe bestelauto. Het gevolg is dat hij bijtelling was verschuldigd, omdat de verklaring niet langer geldig was.

Handelen in strijd met verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat de bestelauto toch privé wordt gebruikt, dan wordt meestal een vragenbrief gestuurd. Het is dan aan de werkgever en werknemer om van een bepaalde rit te bewijzen dat er een zakelijk karakter is. Als dat niet lukt, dan zal de Belastingdienst naheffen en (meestal) een boete opleggen. Het uitgangspunt is dat de naheffingsaanslag wordt opgelegd aan de werknemer. Dat is anders als de werkgever van het privégebruik afwist, hier toestemming voor heeft gegeven of als de werkgever bij het aanvragen van de verklaring al wist dat er sprake was/ zou zijn van privégebruik. Uit deze werkwijze blijkt nog een voordeel voor de werkgever. Zolang hij naar eer en geweten handelt, verschuift de primaire verantwoordelijkheid (en de naheffing) naar de werknemer. Aan de werknemer kan dan ook een vergrijpboete worden opgelegd wegens het niet melden van privégebruik van de bestelauto.

Meldingsplicht werkgever bij verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Als de werkgever weet of vermoedt dat een werknemer, ondanks een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, de bestelauto toch voor privédoeleinden gebruikt, moet hij dit melden. Het melden dient schriftelijk plaats te vinden. Een dergelijke melding bevat in elk geval van de volgende informatie:

  • Naam en loonbelastingnummer werkgever (inhoudingsplichtige);
  • Naam, adres en BSN van de werknemer;
  • Kenteken van de bestelauto die het betreft.

Het niet of niet-tijdig doen van een melding als hiervoor beschreven, is aangemerkt als overtreding. De Belastingdienst kan voor deze overtreding een vergrijpboete opleggen aan de werkgever/ inhoudingsplichtige.

Intrekken verklaring door de werknemer

Het komt in de praktijk regelmatig voor dat omstandigheden veranderen. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer een bestelauto toch privé gaat gebruiken. Ook hier dient met tussenkomst van de werkgever, dit aan de Belastingdienst te worden gemeld. De Belastingdienst zal de verklaring dan intrekken en privégebruik is dan mogelijk onder de normale bijtellingsregels. Als tot aan de datum van intrekking niet privé is gereden, dan wordt voor de bijtelling ervan uitgegaan dat tot deze datum geen privékilometers zijn afgelegd.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto in de inkomstenbelasting

Ook ondernemers in de inkomstenbelasting kunnen een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen. Zij hoeven bij de berekening van de winst uit onderneming dan geen rekening te houden met een correctie wegens privégebruik. Ook hoeft geen rittenregistratie te worden bijgehouden. Net als in de sfeer van de loonbelasting moet de ondernemer de Belastingdienst tijdig op de hoogte brengen van veranderingen rondom het zakelijk gebruik.

Advisering privégebruik bestelauto van de zaak en Belastingdienst

De regels over de auto van de zaak worden in de praktijk vaak onderschat. Zo is de bewijslast dat minder dan 500 privékilometers worden afgelegd, zeer hoog. Dit moet de werkgever in beginsel overtuigend aan kunnen tonen en dat lukt nog niet zo 1-2-3. Een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto, verschuift het risico deels naar de werknemer. Dit kan voor werkgevers een aantrekkelijke optie zijn. Wilt u de mogelijkheden hieromtrent eens bespreken of loopt er een discussie met de Belastingdienst over dit onderwerp? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met een van onze fiscalisten op.

Civra-Hoge-resolutie-voor-afdruk-zonder-logo-in-Adobe-93-scaled-aspect-ratio-200-200

Fiscale vraag?

Hebt u een fiscale vraag of deskundig fiscaal advies nodig? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Kennisbank. Lees ook artikelen over: