De evaluatie van de werkkostenregeling uit 2025

Bijna alle werkgevers hebben te maken met de werkkostenregeling (WKR). Het doel van de WKR is om te zorgen dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn vrijgesteld van loonheffingen. Meestal gaat het om kosten met een zakelijk karakter of in elk geval een gemengd karakter. Werkgevers kunnen binnen de WKR een bepaald budget (de vrije ruimte) naar keuze aanwenden voor het belastingvrij belonen van hun werknemers. Een bekend voorbeeld van een dergelijke verstrekking in de vrije ruimte is het jaarlijkse kerstpakket. SEO heeft in 2025 de werkkostenregeling geëvalueerd en concludeert dat deze doeltreffend en deels doelmatig is. Dit artikel behandelt de evaluatie van de werkkostenregeling uit 2025. Een uitputtende behandeling is daarbij niet mogelijk. Dit gezien de omvang van het evaluatierapport en de vele verschillende regels die aan de orde komen. Dit betreft daarom een hoofdlijnenartikel. Voor de geïnteresseerden staat een link naar het evaluatierapport onderaan dit artikel.

De WKR op hoofdlijnen

De werkgever heeft bij het toekennen van ‘loon’ de keuze om dit loon aan te wijzen als eindheffingsloon. Eindheffingsloon is loon waarbij de heffing voor rekening van de werkgever komt. Aanwijzen kan alleen als het gebruikelijk is om het loon in deze omvang aan te wijzen. Hierbij geldt het gebruikelijkheidscriterium. Tot een bedrag van € 2.400 per jaar worden vergoedingen/verstrekkingen geacht gebruikelijk te zijn. Voor sommige bestanddelen van het loon geldt een gerichte vrijstelling. Dat wil zeggen dat het loon niet ten laste komt van de vrije ruimte en onbelast blijft. Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, dan komt het loon wel ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. Naast de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen zijn er voorschriften voor het waarderen van loonbestanddelen (zoals maaltijden op de werkplek) en is er een categorie vrijgesteld loon.

Belangrijke begrippen binnen de werkkostenregeling

De WKR lijkt een geheel eigen begrippenkader te kennen dat voor een leek overweldigend kan overkomen. Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste begrippen uit dit artikel.

• Dit is loon waarover de werkgever besluit de belastingheffing te dragen in plaats van de werknemer.
• Vrije ruimte. Dit is de forfaitaire ruimte die beschikbaar is om vergoedingen en verstrekkingen belastvrij toe te kennen.
• De vrije ruimte is alleen beschikbaar als het gebruikelijk is dat de werkgever het loon in deze omvang onbelast toekent. Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per jaar.
• De mogelijkheid om na een bepaald aantal dienstjaren bij een werkgever, een belastingvrije vergoeding te ontvangen van de werkgever.
• Dit zijn loonbestanddelen die belast loon vormen, maar waarvoor in de wet expliciet is opgenomen dat de waarde op nihil wordt gesteld.

Evaluatie 2025: de werkkostenregeling is doeltreffend

SEO concludeert dat de WKR doeltreffend is. Dat wil zeggen dat de WKR bereikt waarvoor zij is ingevoerd. Hiervoor is aangegeven dat de doelstelling is om het vrijgesteld vergoeden van kosten, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen door de werkgever mogelijk te maken. De WKR maakt dat mogelijk. Het oordeel doeltreffend ziet op het systeem. Binnen het systeem zijn er een aantal elementen die als deels doeltreffend kwalificeren. Het gaat dan om de:

• Vrije ruimte. Het werken met twee tarieven heeft niet het beoogde doel bereikt. Ook is de hoogte van het eindheffingstarief (80%) niet voor iedereen te volgen.
• Diensttijdvrijstelling.
• Het gebruikelijkheidscriterium. Deze regel lijkt in de praktijk veel vragen op te roepen.

En tevens om de gerichte vrijstellingen voor:

• Onderhoud en verbetering van kennis, vaardigheden en kwaliteit.
• Opleidingskosten.
• Extraterritoriale kosten.
• Noodzakelijke gereedschappen en IT-middelen.
• Korting op branche-eigenproducten.

Evaluatie 2025: de werkkostenregeling is deels doelmatig

Bij doelmatigheid gaat het over de budgettaire en administratieve lasten alsmede de complexiteit en de knelpunten. Op systeemniveau volgt uit de evaluatie dat de WKR deels doelmatig is. Werkgevers ervaren de administratieve lasten als hoog. Het systeem biedt ruimte om verduidelijkingen te bieden, bijvoorbeeld over de wijze waarop werkgevers vergoedingen en verstrekkingen moeten aanwijzen als eindheffingsloon. Binnen het systeem zijn er nog een aantal elementen die als deels doelmatig kwalificeren. Het gaat dan om de:

• Vrije ruimte.
• Diensttijdvrijstelling (niet-doelmatig).
• Het gebruikelijkheidscriterium. Tot € 2.400 acht de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen gebruikelijk. Dit voorkomt uitvoeringslasten, maar wordt als complex ervaren.
• Nihilwaarderingen.

En tevens om de gerichte vrijstellingen voor:

• Onderhoud en verbetering van kennis, vaardigheden en kwaliteit.
• Opleidingskosten.
• Extraterritoriale kosten.
• De vraag is of deze vrijstelling aan maatschappelijke relevantie heeft ingeboet.
• Zakelijke hulpmiddelen en ARBO-voorzieningen. Deze vrijstelling wordt als complex ervaren.
• Korting op branche-eigenproducten (niet-doelmatig).

Aanbevelingen voor de werkkostenregeling

De onderzoekers geven een aantal aanbevelingen. Ook roepen zij de wetgever op om de WKR niet te snel te gebruiken om secundaire beleidsdoelen te realiseren. De meest interessante/opvallende aanbevelingen zijn de volgende:

• Het afschaffen van de verhoogde eerste tariefschijf bij het berekenen van de vrije ruimte.
• Een verhoging van de doelmatigheidsgrens van € 2.400 wegens inflatie.
• Het nader onderbouwen en opnieuw vaststellen van het eindheffingstarief (thans: 80%).
• Het invoeren van een gerichte vrijstelling voor beroepskosten zoals een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
• De afschaffing van de gerichte vrijstelling voor branche-eigen producten.
• Het toestaan van een samenloop tussen de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding.
• De afschaffing van de diensttijdvrijstelling.
• Het voorlichten van werkgevers over het aanwijzen van loon als eindheffingsloon.

Evaluatie werkkostenregeling 2025: weinig verrassingen en de politiek is aan zet

Het evaluatierapport naar de werkkostenregeling bevat weinig schokkende informatie. Het meest interessant zijn de verschillende aanbevelingen die de onderzoekers doen. De vraag is echter in welke mate de wetgever deze overneemt. Zo zal het invoeren van een gerichte vrijstelling voor beroepskosten de complexiteit niet ten goede komen. Het afschaffen van de diensttijdvrijstelling zal tot weinig enthousiasme kunnen leiden vanuit het werkveld. Hebt u vragen over de werkkostenregeling? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.