Het boekenonderzoek naar de loonheffingen

De Belastingdienst kan door middel van boekenonderzoeken informatie verzamelen om te controleren of ondernemers correcte belastingaangiften indienen. Een boekenonderzoek kan op tal van onderwerpen zien. Hoe een boekenonderzoek op hoofdlijnen in zijn werk gaat, behandel ik in een afzonderlijk artikel. In dit artikel ga ik in op een van de gebieden waarop de Belastingdienst met regelmaat boekenonderzoek verricht: de loonheffingen. Er wordt dan gecontroleerd of de aangiften loonheffingen correct zijn en of aan alle verplichtingen op de juiste wijze is voldaan. Een dergelijke controle door de Belastingdienst kan veel tijd in beslagnemen en de financiële impact kan ook groot zijn.

Waarover gaat een boekenonderzoek naar de loonheffingen?

De Belastingdienst kan zich richten op alle zaken die met de loonheffingen te maken hebben, maar meestal vindt een deelcontrole plaats. Een deelcontrole ziet bijvoorbeeld op de toepassing van de werkkostenregeling, het voldoen aan de administratieve verplichtingen of schijnzelfstandigheid. Veelvoorkomende onderwerpen bij het boekenonderzoek in de loonheffingen zijn:

• De toepassing van de werkkostenregeling, inclusief de juistheid van (netto) onkostenvergoedingen.
• De verwerking van loon in natura, zoals maaltijden en personeelsfeesten.
• Het (privé)gebruik van de (bestel)auto van de zaak en het toezicht hierop.
• De juiste afdracht van de Awf-premie.
• De toepassing van de gebruikelijkloonregeling.
• Het aan werknemers verstrekken van producten uit het eigen bedrijf, al dan niet met korting.
• De correcte toepassing van de loonheffingskorting.
• Het correct identificeren van werknemer en het al dan niet toepassen van het anoniementarief.
• De juiste vaststelling van de verzekeringsplicht van de dga.
• De aanwezigheid van alle voorgeschreven overeenkomsten.

Gevolgen boekenonderzoek loonheffingen en brutering

De Belastingdienst heeft in principe vijf jaar om te controleren en na te heffen. Als de Belastingdienst van mening is dat bepaalde bestanddelen van het loon ten onrechte niet in aanmerking zijn genomen bij de werknemer, dan zal hij overgaan tot naheffing. Bij het berekenen van de naheffing is het van belang wat de werkgever gaat doen met de verschuldigde loonbelasting. Hij kan deze voor eigen rekening nemen of (proberen te) verhalen op de werknemers. Neemt hij de belasting voor eigen rekening, dan is deze belasting die de werknemer niet hoeft te betalen, ook weer een loonvoordeel voor de werknemer. Bij het berekenen van de naheffingsaanslag, de belastingrente en de eventuele boete(n) is het van belang om hier goed op te letten.

Een belastingcontrole naar de loonheffingen en boetes

De Belastingdienst heeft de mogelijkheid om boetes op te leggen. Bij het opleggen van een boete geldt een verzwaarde bewijslast. Om een vergrijpboete op te leggen moet sprake zijn van opzet of grove schuld aan de zijde van de belastingplichtige. In de praktijk zien wij regelmatig dat de Belastingdienst (te) snel aanneemt dat sprake is van opzet of grove schuld. Dat kan tot hoge boetes leiden, die door rechters regelmatig fors worden verlaagd of zelfs worden vernietigd. In dat kader is het ook van belang om te weten dat u bepaalde vragen niet hoeft te beantwoorden, omdat u een zwijgrecht heeft.

Hulp bij boekenonderzoek loonheffingen

Ondernemers zitten vaak niet te wachten op een boekenonderzoek. De Belastingdienst stelt veel vragen en gaat met een stofkam door de administratie. Dat kan aanzienlijke gevolgen hebben. Het formele belastingrecht, dat gaat over de ‘spelregels’ waar de Belastingdienst zich aan moet houden, is dan zeker net zo belangrijk als ‘de inhoud’. Hebt u vragen over dit onderwerp of hebt u deskundige ondersteuning nodig bij een boekenonderzoek of de afwikkeling daarvan? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.