Het komt vaak voor dat werkgevers op een of andere wijze voorzien in eten en drinken voor hun werknemers. Dat kan bijvoorbeeld door de dagelijkse lunch te verzorgen, een fruitschaal op kantoor te zetten of de kosten van een diner onderweg te vergoeden. Al dit soort vergoedingen en verstrekkingen kwalificeren in de basis als loon. Hoe met dit loon moet worden omgegaan, verschilt per situatie en is niet altijd even makkelijk aan te geven. De regels die daarbij komen kijken maken onderdeel uit van de werkkostenregeling. Dit artikel behandelt de werkkostenregeling in het kader van consumpties en maaltijden. Aan de orde komt de vraag wat een maaltijd en een consumptie is, hoe deze moeten worden gewaardeerd en wat de mogelijkheden zijn met betrekking tot de belastingheffing hierover.
Maaltijden en consumpties voor de werkkostenregeling
Ervan uitgaande dat sprake is van loon is de eerste vraag of sprake is van een maaltijd of van een consumptie. De fiscale behandeling van deze twee categorieën verschilt namelijk sterk. In de parlementaire geschiedenis is voor een consumptie ook wel de term ‘kleine versnapering’ gebruikt. Het gaat dan bijvoorbeeld om koffie, thee, snacks of een gebakje. Ook een biertje met een bitterbal op de vrijdagmiddag behoort nog tot de consumpties. Waar precies het omslagpunt ligt naar een maaltijd is onduidelijk. In het verleden heeft de Hoge Raad geoordeeld dat koffie of thee met een broodje in elk geval als maaltijd kwalificeert. De wetgever heeft het zelf gehad over ontbijt, lunch en diner. Een enigszins objectieve benadering kan bestaan uit het beoordelen of het verstrekte kwalificeert als volwaardig ontbijt, lunch of diner. Enige onzekerheid zal echter blijven bestaan.
De waardering van maaltijden en consumpties onder de werkkostenregeling
Het is belangrijk om maaltijden en consumpties voor de loonheffingen op de juiste waarde te waarderen. Daarbij bestaat een onderscheid tussen iets dat is genuttigd op de werkplek of daarbuiten. Als uitgangspunt geldt dat een werkplek iedere plek is die wordt gebruikt om de arbeid te verrichten en waar de werkgever ARBO-verantwoordelijk is. Dit begrip is uitgebreid voor personeelsfestiviteiten. De volgende waarderingsregels gelden:
- Consumpties op de werkplek worden gewaardeerd op nihil.
- Maaltijden op de werkplek worden gewaardeerd op € 3,90 of de lagere waarde in het economisch verkeer. De rechtbank bevestigde in 2019 dat het normbedrag alleen van toepassing is als de waarde in het economisch verkeer hoger is;
- Maaltijden en consumpties die niet worden genuttigd op de werkplek, worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer (veelal de factuurwaarde).
Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op bovenstaande waardering. Een eigen bijdrage kan niet leiden tot een waardering beneden nihil.
Loonwaarde maaltijden en consumpties aanwijzen als eindheffingsbestanddeel
Als bekend is wat de waarde van de maaltijd is, dan is het aan de werkgever om te bepalen wat hij met deze ‘loonwaarde’ doet. De werkgever kan ervoor kiezen om de waarde aan te wijzen of om de loonwaarde als brutoloon bij de werknemers in aanmerking te nemen. Als de werkgever besluit om het loon aan te wijzen, dan komt het terecht in de sfeer van de eindheffing. Dat betekent dat de werkgever de belastingheffing voor eigen rekening neemt. Voor het onbelast doen van vergoedingen en verstrekkingen heeft elke werkgever een jaarlijkse ruimte beschikbaar. Dat is de vrije ruimte. Die is gebaseerd op de loonsom. Bij overschrijding van de vrije ruimte is 80% eindheffing verschuldigd. Daarnaast bevat de wet enkele gerichte vrijstellingen. Dat zijn vergoedingen en verstrekkingen die onbelast mogen plaatsvinden en niet ten laste van de vrije ruimte komen.
Gerichte vrijstelling voor maaltijden met een zakelijk karakter
Er geldt een gerichte vrijstelling voor maaltijden met een voldoende zakelijk karakter. De wet spreekt in dat verband over meer dan bijkomstig zakelijk. Dat wil zeggen: meer dan 10%. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
- De maaltijd bij een hotelovernachting in het kader van de dienstbetrekking of op een andere niet-vaste werkplek.
- Een maaltijd voor een werknemer die door het werk niet thuis kan eten tussen 17:00 en 20:00.
- Maaltijden tijdens extern georganiseerde studiedagen.
Zoals aangegeven is het van belang dat er een voldoende zakelijk karakter is. Door dit vereiste kan het bijvoorbeeld ook zo zijn dat een maaltijd tijdens een personeelsuitje een zakelijk karakter krijgt. Dat zal het geval zijn als het personeelsuitje ook een zakelijke component kent. De werkgever moet dit bij een controle door de Belastingdienst wel aannemelijk kunnen maken. Volledigheidshalve merk ik op dat ook andere gerichte vrijstellingen een rol kunnen spelen bij maaltijden en consumpties.
Maaltijden voor werknemers en de vrije ruimte in de werkkostenregeling
De situatie kan zich voordoen dat voor de maaltijden geen gerichte vrijstelling geldt. Als de werkgever niet voornemens is om de belastingheffing bij de werknemer plaats te laten vinden, dan resteert nog slechts de vrije ruimte. Het is belangrijk om in te zien dat het dan de loonwaarde is die in de vrije ruimte terecht komt. Stel dat het gaat om 100 maaltijden met een totale factuurwaarde van € 1.000 inclusief btw. Als deze maaltijden op de werkplek zijn genuttigd, geldt een loonwaarde van 100 keer het normbedrag van € 3,90. Dat is € 390. Betreft het maaltijden die niet op de werkplek zijn genuttigd, dan geldt de factuurwaarde. In dat geval komt een bedrag van € 1.000 in de vrije ruimte terecht. Indien werknemers een eigen bijdrage voldoen, komt deze in mindering op het eindheffingsloon.
Maaltijden, werkkostenregeling en Belastingdienst
Dit artikel bevat een algemene weergave van de regels over maaltijden en consumpties binnen de werkkostenregeling. Het juist toepassen van de regels is de belangrijke eerste stap. Bij een controle door de Belastingdienst moet de juiste toepassing ook op een redelijke termijn te controleren zijn. Een goede administratie voor de werkkostenregeling is dan van groot belang. Hebt u vragen over dit onderwerp of een onderzoek van de Belastingdienst naar de toepassing van de werkkostenregeling? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact op met een van onze fiscalisten.
Bronnen:
Lees ook onze artikelen over:
- De werkkostenregeling
- De onbelaste reiskostenvergoeding in de WKR.
- De onbelaste thuiswerkvergoeding in de WKR.
- Aftrekbeperking ook van toepassing als loon via werkkostenregeling (WKR) onbelast is.