De hoofdregel is dat de loonbelasting wordt geheven van de werknemer. Een uitzondering geldt in de situatie van eindheffing. Bij eindheffing neemt de werkgever de loonbelasting voor eigen rekening. Eindheffing komt onder andere aan de orde als de werkgever bepaalde vergoedingen of verstrekkingen als eindheffingsbestanddelen aanwijst. Dit komt vaak terug in discussies over de juiste toepassing van de werkkostenregeling (WKR). Hoe een vergoeding of verstrekking moet worden aangewezen – en wanneer – is de afgelopen jaren regelmatig onderwerp van gesprek geweest. In een arrest van 5 april 2024 heeft de Hoge Raad de spelregels voor het aanwijzen van vergoedingen en verstrekking als eindheffingsbestanddelen verduidelijkt. Dit artikel behandelt dat arrest en de regels die de Hoge Raad voorschrijft voor het aanwijzen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Voor een beter begrip van de uitkomst schets ik eerst op hoofdlijnen de zaak die bij de Hoge Raad voorlag.
Achtergrond bij arrest over aanwijzen als eindheffingsloon
Het gaat in deze zaak om een werkgever die een tegemoetkoming aan zijn werknemers voldoet in het kader van de wijziging van de bestaande pensioenregeling. De hoogte van de tegemoetkoming varieert tussen de € 500 en € 189.000. In de communicatie richting de werknemers is aangegeven dat het brutobedragen betreft en dat nog wordt gezocht naar een optimale fiscale afwikkeling. De werkgever treedt in overleg met de Belastingdienst. Hij wil de tegemoetkoming aanwijzen als eindheffingsloon en zo de belastingheffing voor eigen rekening nemen. De Belastingdienst is het daar niet mee eens. Hij acht het niet gebruikelijk om dergelijke tegemoetkomingen aan te wijzen. De werkgever kiest er vervolgens voor om per werknemer de tegemoetkoming tot een bedrag van € 2.400 aan te wijzen en het meerdere te behalen als ‘regulier’ brutoloon. De grens van € 2.400 is de drempel die de Belastingdienst aanhoudt voor bij fictie gebruikelijke vergoedingen.
Voorliggende vraag in procedure over aanwijzen voor de eindheffing
Centraal staan in deze procedure twee vragen:
- Heeft de werkgever het deel van de tegemoetkomingen dat meer dan € 2.400 bedraagt aangewezen als eindheffingsloon?
- Kan de werkgever eerst in de bezwaarfase of de (hoger) beroepsfase het deel van de tegemoetkomingen dat meer bedraagt dan € 2.400 aanwijzen als eindheffingsloon?
De Hoge Raad gaat in zijn arrest op beide vragen in. De uitkomsten zijn van belang voor alle discussies over het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon in het kader van de werkkostenregeling (WKR).
Hoge Raad over aanwijsmoment werkkostenregeling (WKR)
De Hoge Raad buigt zich eerst over de vraag of de tegemoetkomingen zijn aangewezen als eindheffingsloon. Hij oordeelt dat dat niet het geval is. Als uitgangspunt geldt dat een vergoeding is aangewezen als de inhoudingsplichtige een gedraging heeft verricht waarmee hij kenbaar maakt dat hij de verschuldigde loonbelasting voor eigen rekening neemt. De inhoudingsplichtige moet dat aannemelijk maken. Er geldt geen vormvereiste voor deze aanwijzing. Het aanwijzen kan bijvoorbeeld plaatsvinden door een mededeling aan de werknemer of de wijze van vastlegging in de administratie. Ook de manier waarop de verloning plaatsvindt is niet doorslaggevend, maar kan wel een licht schijnen op de situatie en de intenties. Het is dus niet noodzakelijk voor het aanwijzen als eindheffingsloon dat hiermee rekening is gehouden bij het uitbetalen van het loon of het individueel verwerken van het loon in de loonadministratie. Het gaat primair om een beoordeling van de gedragingen van de inhoudingsplichtige.
Hoge Raad over het moment van aanwijzen als eindheffingsloon
De Hoge Raad constateert dat in de wet niet expliciet is opgenomen wanneer de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel moet hebben plaatsgevonden. Uit het systeem van de wet leidt hij af dat het aanwijzen uiterlijk plaats moet hebben gevonden op het moment waarop het loon wordt genoten. Dat de Belastingdienst in bepaalde situaties foutherstel op een later moment toestaat, doet daaraan niet af. In de voorliggende situatie is namelijk geen sprake van een fout. Het is daarom niet mogelijk om de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel eerst in de bezwaar- of beroepsfase te doen. Die beperking in tijd tot het genietingsmoment komt niet in strijd met het EVRM.
Aanwijzen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling vereist handelen
Zoals in de inleiding beschreven is de wijze waarop de aanwijzing als eindheffingsloon moet plaatsvinden, al enige tijd onderwerp van discussie. Het gaat dan vaak om discussies over de juiste toepassing van de werkkostenregeling (WKR). De kaders die de Hoge Raad schetst zijn duidelijk. Het is aan de inhoudingsplichtige (meestal de werkgever) om te zorgen dat uit zijn gedragingen volgt dat sprake is van een aanwijzing als eindheffingsloon. Een goede eerste stap lijkt te bestaan uit heldere communicatie richting de werknemers gecombineerd met een duidelijke – bij voorkeur schriftelijke – vastlegging. Hebt u vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.
Bronnen:
Lees ook onze artikelen over:
- De werkkostenregeling.
- Aftrekbeperking ook van toepassing als loon via werkkostenregeling (WKR) onbelast is.
- Maaltijden en consumpties onder de werkkostenregeling.
- De onbelaste reiskostenvergoeding in de WKR.
- De onbelaste thuiswerkvergoeding in de WKR.
- De 30%-regeling voor een buitenlandse werknemer en de Belastingdienst.