Weinig ondernemers zitten te wachten op een controle door de Belastingdienst. In de praktijk is er vroeg of laat echter geen ontkomen aan. Het doen van controles hangt samen met de kerntaken van de Belastingdienst. Die bestaan uit het heffen, controleren en innen van rijksbelastingen. Iedere belastingcontrole is uniek, maar is er wel een bepaalde vorm waarin een onderzoek moet verlopen. Het kan daarom verstandig zijn om in een vroeg stadium een specialist bij het boekenonderzoek te betrekken, die toeziet op het juiste verloop en die als buffer kan fungeren tussen de Belastingdienst en de belastingplichtige. Dit artikel behandelt de wijze waarop een boekenonderzoek van de Belastingdienst op hoofdlijnen verloopt. Ingegaan wordt op de verschillende fasen en de rol van de belastingplichtige, de Belastingdienst en de fiscalist. De inhoud is grotendeels ontleent aan het Handboek Controle van de Belastingdienst en praktijkervaringen.
Waarom voert de Belastingdienst boekenonderzoeken uit?
De Belastingdienst is belast met het heffen, controleren en innen van rijksbelastingen. Handhaving van de naleving is dus een onderdeel van het takenpakket. Het gaat bij het uitvoeren van een belastingcontrole om de vraag of een bepaald object (bijvoorbeeld een aangifte) voldoet aan de norm die daaraan worden gesteld. Dit kan op allerlei verschillende manieren gebeuren. Soms wil de Belastingdienst de gehele administratie door, maar steeds vaker richt hij zich op bepaalde elementen, zoals de auto van de zaak. Daarbij ligt de nadruk op het toetsen van het object aan de fiscale wet- en regelgeving. Soms ontstaat tijdens een onderzoek het vermoeden dat sprake is van mogelijk strafbare feiten. Het dossier kan dan worden overgedragen voor opsporingsonderzoek.
Hoe verloopt een boekenonderzoek door de Belastingdienst?
De volgende fasen kunnen worden onderscheiden met betrekking tot boekenonderzoek. Daarbij merk ik gelijk al op dat dit onderscheid in de praktijk soms in elkaar overvloeit:
- De aankondiging van het boekenonderzoek.
- Bedrijfsverkenning.
- Het analyseren van de administratie.
- Volledigheidscontrole.
- Juistheidscontrole.
- Afronding van het onderzoek.
- Rapportage.
In de volgende paragrafen komen deze verschillende fases aan de orde.
De aankondiging van een boekenonderzoek door de Belastingdienst
Op de achtergrond heeft de controleambtenaar een controleopdracht gekregen. Die opdracht gaat over wat en wie zal worden onderzocht. Vaak betreft het een deelonderzoek, bijvoorbeeld een onderzoek naar het aangegeven resultaat uit overige werkzaamheden in een aangifte inkomstenbelasting. Als de controleambtenaar de opdracht uitvoerbaar acht, zal hij overgaan tot de aankondiging. Dit gaat in de praktijk vrijwel altijd met een brief. De belastingplichtige weet dan dat er een controle door de Belastingdienst zal plaatsvinden en naar welk onderwerp. Het is verstandig als de belastingplichtige op dat moment al contact opneemt met zijn adviseur en zorgt voor deskundige bijstand. Zo kan het verstandig zijn om op dit punt zelf al inzichtelijk te maken hoe hetgeen wordt gecontroleerd in de administratie is verantwoord en waarom in het object (zoals de aangifte) bepaalde keuzes zijn gemaakt.
De bedrijfsverkenning bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst
De meeste onderzoeken beginnen met wat een bedrijfsverkenning wordt genoemd. De Belastingdienst zal zich dan verder verdiepen in het bedrijf. Vaak gebeurt dat door een gesprek op de bedrijfslocatie. In dit gesprek komen lang niet alleen maar fiscale aangelegenheden aan de orde. De controleambtenaar zal zich ook willen verdiepen in de markt waarop de onderneming zich begeeft en de ontwikkelingen door de jaren heen. Het is verstandig om voor aanvang van dit gesprek te vragen om een agenda. Op die manier kan de belastingplichtige zich met zijn adviseur voorbereiden op het gesprek met de Belastingdienst. Daarnaast is het verstandig om erop aan te sturen om afspraken te maken over de uitvoering van het onderzoek. Dat gaat bijvoorbeeld om de communicatiewijze, maar ook om het tijdsverloop.
Analyse van de administratie tijdens een boekenonderzoek
In de ideale wereld heeft de Belastingdienst na de bedrijfsverkenning een goed beeld van de onderneming. Hij kan dan vaststellen welke administratieve vastleggingen in elk geval aanwezig moeten zijn. De volgende stap is om (kortgezegd) te kijken naar de inrichting van de interne administratie en dit te vergelijken met het beeld dat de Belastingdienst heeft. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar de volledigheid van de administratie (de administratie- en bewaarplicht) en de termijn waarbinnen deze controleerbaar is. Ook wordt gekeken naar de materiële betrouwbaarheid. Het doel van deze analyse is om vast te stellen in welke mate de administratie voldoet aan de basiseisen die daaraan gesteld mogen worden. Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met de belastingmiddelen die gecontroleerd worden en de aard en omvang van de onderneming die het betreft.
De volledigheidscontrole en de juistheidcontrole tijdens een boekenonderzoek
Na de analyse zal de Belastingdienst overgaan tot de zogenaamde volledigheidscontrole. Het doel is om hier te beoordelen of alle ‘transacties’ zijn verantwoord. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de geld- en goederenbewegingen naast elkaar te leggen, de omzet te benchmarken en interne transacties te beoordelen. Eventuele inconsistenties worden bespreekbaar gemaakt en de belastingplichtige hoort hier ruimte te krijgen om aanvullende informatie te leveren en zijn standpunt kenbaar te maken. Het uitvoeren van de juistheidscontrole loopt hier vaak een beetje doorheen. De Belastingdienst controleert – zoals de term al impliceert – de juistheid van de transacties. Dat kan door een integrale controle, maar heel vaak gebeurt het via een deelwaarneming, zoals een steekproef. Er zijn allerlei verschillende vormen van steekproeven en het is van belang om tijdens het boekenonderzoek door de Belastingdienst goed het zicht te houden op de juistheid van de uitgevoerde steekproef.
Afronding boekenonderzoek en eindrapport van de Belastingdienst
Op basis van de hiervoor beschreven fases kan de Belastingdienst een oordeel vellen. Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek gaat dat vrij snel. Indien er veel of omvangrijke gebreken zijn geconstateerd (inhoudelijk of financieel), kan dit langer op zich laten wachten. De Belastingdienst zal dan intern overleggen over het opleggen van een boete of het aanmelden van het dossier voor strafrechtelijke afdoening (op grond van het protocol AAFD). Uiteindelijk komt alles samen in het zogenaamde slotgesprek. Dit is voor de belastingplichtige het moment om voor wat betreft de heffing te komen met een tegenvoorstel en tegenbewijs. Het definitieve oordeel van de Belastingdienst komt uiteindelijk in het controlerapport te staan.
Hoe lang duurt een boekenonderzoek door de Belastingdienst?
Iedere controle staat op zichzelf en kent een eigen doorlooptijd. Van de Belastingdienst mag worden verwacht dat hij voldoende voortvarend een boekenonderzoek uitvoert. Het brengt voor ondernemers in de meeste gevallen immers stress en inzet van middelen met zich mee. Een onderzoek dat zich uitsluitend richt op één transactie, zal over het algemeen korter moeten duren dan een onderzoek naar het privégebruik van tweehonderd bestelauto’s. Echter, als het een grotere onderneming betreft kan het controleren van geldstromen een stuk ingewikkelder worden. Het is van belang om tijdens het boekenonderzoek ook als belastingplichtige de vaart in het proces te houden. Dat kan door tijdig de gevraagde inlichtingen te overleggen en niet te veel stil te zitten als een reactie van de Belastingdienst uitblijft. Het is belangrijk om het heft in eigen hand te houden en als de controle (te) traag verloopt, zelf aan te sturen op een bepaald tijdspad.
De informatiebeschikking en het boekenonderzoek
Tijdens de controle kan de Belastingdienst van mening zijn (of raken) dat de belastingplichtige aan bepaalde verplichtingen niet voldoet. Het kan dan gaan om de verplichting tot het verstrekken van inlichtingen, maar ook om het voldoen aan de administratie- en bewaarverplichting. Het niet voldoen aan deze verplichtingen kan voor de Belastingdienst reden geven om een zogenaamde informatiebeschikking af te geven. Dit is een voor bezwaar vatbare beschikking waarin de Belastingdienst aangeeft van mening te zijn dat de belastingplichtige aan bepaalde verplichtingen niet heeft voldaan. In een ander artikel gaan wij nader in op de informatiebeschikking.
Hulp bij boekenonderzoek van de Belastingdienst
Een controle (boekenonderzoek) van de Belastingdienst is aan nauwe regels verbonden. Niet zelden verloopt een boekenonderzoek verre van vlekkeloos. Door zo vroeg als mogelijk in het traject een specialist erbij te betrekken, zorgt de belastingplichtige ervoor dat het onderzoek eerlijk en zo soepel als mogelijk verloopt. Ook kan een specialist op dit gebied ervoor zorgen dat geen tijd wordt besteed aan onnodige (rand)zaken, zodat het geheel zo vlot als mogelijk kan verlopen. Hebt u (of een klant van u) een aanstaand of al lopend boekenonderzoek waarbij ondersteuning gewenst is? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.
Bronnen:
Lees ook onze artikelen over:
- Het opleggen van een boete door de Belastingdienst.
- Op de zaak betrekking hebbende stukken.
- Navordering door de Belastingdienst.
- Belastingdienst en informatiebeschikking.