De thuiswerkvergoeding in de werkkostenregeling

Tijdens de coronapandemie hebben zowel werkgevers als werknemers de voordelen van thuiswerken ontdekt. Daardoor is thuiswerken, ook nu de pandemie afzwakt, meer dan ooit gebruikelijk. Per 2022 is het voor werkgevers mede daarom mogelijk gemaakt om een onbelaste thuiswerkvergoeding aan werknemers uit te betalen. Dit artikel behandelt deze vergoeding.

Hoe hoog mag de thuiswerkvergoeding zijn?

Het staat werkgevers volledig vrij om de hoogte van de vergoeding te bepalen. Echter, zij mogen een bedrag van € 2 per thuiswerkdag gericht vrijgesteld – en daarmee netto – uitbetalen. Het bedrag van € 2 is door het NIBUD berekend. In dit bedrag zitten onder meer water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie en toiletpapier. Als de werkgever een bedrag toekent dat hoger ligt dan € 2, dan is het meerdere belast, tenzij de werkgever de kosten aanwijst en in de vrije ruimte onderbrengt. Let op! Om gebruik te mogen maken van een gerichte vrijstelling, waaronder dus ook de thuiswerkvergoeding, moet de vergoeding zijn ‘aangewezen’. Dit kan door middel van een aanwijsdocument.

Thuiswerken en reiskosten

Op thuiswerkdagen maken werknemers geen reiskosten voor woon-werkverkeer. Daarom is in de wet opgenomen dat op dezelfde werkdag niet een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding mag worden betaald. Dit geldt uitsluitend voor woon-werkverkeer en dus niet voor andere, zakelijke reizen. Van woon-werkverkeer is sprake als de werknemer naar een ‘vaste werkplaats’ reist. Een werkplaats is in ieder geval vast, als de werknemer ten minste 40 dagen per kalenderjaar op die locatie werkzaam is. Werknemers die op dezelfde dag zowel thuis als op de vaste werkplaats aan de slag gaan, moeten dus in overleg met hun werkgever een keuze maken voor een van beide vergoedingen. Als de werkgever een OV-kaart verstrekt, kan alleen een thuiswerkvergoeding worden toegekend voor dagen waarop geen gebruik wordt gemaakt van deze kaart.

Vaste thuiswerkvergoedingen

De wet bevat al een regeling voor het toekennen van vaste reiskostenvergoeding. Die regeling staat bekend als de 128-dagenregeling. Die regeling verandert en gaat ook gelden voor thuiswerkvergoedingen. De regeling houdt in dat als een werknemer ten minste 128 dagen per jaar thuiswerkt, een vaste onbelaste vergoeding mag worden uitgekeerd alsof de werknemer 214 dagen per jaar thuiswerkt. Daardoor kunnen werkgevers en werknemers relatief eenvoudig, vaste thuiswerkafspraken maken. Indien de werknemer dan sporadisch een dag niet thuiswerkt of juist een dag extra thuiswerkt, noopt dat niet gelijk tot actie. In sommige situaties moet de werkgever deze dagennormen (128 en 214) eerst omrekenen. Dat is bijvoorbeeld het geval als de werknemer parttime werkt of in de loop van het jaar in dienst komt, maar ook als de vergoeding lopende het jaar start of stopt.

Een voorbeeld van de thuiswerkvergoeding

Julia werkt parttime. Zij werkt vier dagen per week. Met haar werkgever spreekt zij af dat zij twee dagen per week thuiswerkt. Zij spreken af een vaste vergoeding te berekenen. Wij behandelen hierna alleen de thuiswerkvergoeding en niet de (mogelijke) reiskostenvergoeding voor de andere werkdagen.

Om een vaste vergoeding te mogen uitkeren, moet eerst zijn voldaan aan de 128-dagennorm. Julia werkt echter niet vijf dagen per week thuis. Daarom moet de werkgever de 128-dagennorm eerst omrekenen. Aangezien Julia twee dagen thuiswerkt, moet zij minstens 51 thuiswerkdagen in het jaar hebben. Haalt zij dat aantal, dan is aan de eerste norm voldaan. De werkgever mag dan een vaste vergoeding bepalen door middel van de 214-dagenregeling, waarbij hij ook deze 214 dagen eerst omrekent. De vaste vergoeding is daarom gebaseerd op 86 thuiswerkdagen per jaar. De totale vergoeding bedraagt dan € 172 netto per jaar; circa € 14 per maand.

Controle op thuiswerkvergoedingen door de Belastingdienst

Net als bij de rest van de werkkostenregeling, hoeft de werkgever de Belastingdienst niet te informeren over de manier waarop hij de vrije ruimte besteedt. Echter, de Belastingdienst doet met zeer enige regelmaat onderzoeken bij bedrijven naar de toepassing van de werkkostenregeling. Op dat moment zal een onderzoek naar de juistheid van de berekende thuiswerkvergoeding zeker aan de orde komen. Onjuiste thuiswerkvergoedingen kunnen leiden tot naheffingsaanslagen met verzuim- of vergrijpboetes.

Advies over thuiswerkvergoeding en werkkostenregeling

De werkkostenregeling is ooit ingevoerd om te zorgen voor een stukje eenvoud. Dat is er niet van gekomen. De regeling is complex en veel bedrijven maken er niet of nauwelijks gebruik van, terwijl de regeling veel kansen biedt om belasting te besparen om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Vragen over de thuiswerkvergoeding of de werkkostenregeling?

 

Bronnen:

Belastingplan 2022 – Memorie van Toelichting
Handboek Loonheffingen 2022