De afgelopen jaren heeft thuiswerken een enorme vlucht genomen. Voor de wetgever is dit aanleiding geweest om in de werkkostenregeling (WKR) een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding op te nemen. Vanaf 2022 kunnen werkgevers een onbelaste vergoeding voor thuiswerken toekennen. Deze mag per 1 januari 2024 onder de gerichte vrijstelling maximaal € 2,35 per dag bedragen. In dit artikel ga ik nader in op de mogelijkheid om een onbelaste thuiswerkvergoeding toe te kennen aan werknemers. Ik behandel onder andere de thuiswerkvergoeding en de mogelijke samenloop met de reiskostenvergoeding.
Hoe hoog mag de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2024 zijn?
Het staat werkgevers volledig vrij om de hoogte van de vergoeding te bepalen. Echter, zij mogen een bedrag van € 2,35 per thuiswerkdag gericht vrijgesteld – en daarmee netto – uitbetalen. Het bedrag van € 2,35 is door het NIBUD berekend. In dit bedrag zitten onder meer water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie en toiletpapier. Als de werkgever een bedrag toekent dat hoger ligt dan € 2,35, dan is het meerdere belast, tenzij de werkgever de kosten aanwijst en in de vrije ruimte onderbrengt. Let op! Om gebruik te mogen maken van een gerichte vrijstelling, waaronder dus ook de thuiswerkvergoeding, moet de vergoeding zijn ‘aangewezen’. Dit kan door middel van een aanwijsdocument. In 2022 bedroeg de maximale thuiswerkvergoeding nog € 2 en in 2023 € 2,15.
Vaste thuiswerkvergoeding en de werkkostenregeling
De wet bevat al een regeling voor het toekennen van vaste reiskostenvergoeding. Die regeling staat bekend als de 128-dagenregeling. Die regeling geldt ook voor thuiswerkvergoedingen en houdt het volgende in. Als de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt, mag een vaste thuiswerkvergoeding worden berekend. Daarbij geldt de fictie dat de werknemer ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. Beide dagen (dus zowel de 128 als de 214) moeten worden herrekend als de werknemer minder dan vijf dagen per week thuiswerkt. Ook moet naar tijdsgelang worden herrekend bij een indiensttreding of uitdiensttreding in de loop van het jaar of als er een wijziging in de grondslag voor de vergoeding plaatsvindt. Veel werkgevers maken van de mogelijkheid om een vaste vergoeding toe te kennen gebruik, vanwege de administratieve eenvoud. Het is wel belang dat het arbeidspatroon dan duidelijk vastligt, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of een ander schriftelijk stuk tussen werkgever en werknemer. Mocht de werknemer sporadisch een dag niet thuiswerken of juist een dag extra thuiswerken, dan noopt dat niet gelijk tot actie.
Een voorbeeld van een onbelaste thuiswerkvergoeding
Julia werkt parttime. Zij werkt vier dagen per week. Met haar werkgever spreekt zij af dat zij twee dagen per week thuiswerkt. Zij spreken af een vaste vergoeding te berekenen. Wij behandelen hierna alleen de thuiswerkvergoeding en niet de (mogelijke) reiskostenvergoeding voor de andere werkdagen.
Om een vaste vergoeding te mogen uitkeren, moet eerst zijn voldaan aan de 128-dagennorm. Julia werkt echter niet vijf dagen per week thuis. Daarom moet de werkgever de 128-dagennorm eerst omrekenen. Aangezien Julia twee dagen thuiswerkt, moet zij minstens 51 thuiswerkdagen in het jaar hebben. Haalt zij dat aantal, dan is aan de eerste norm voldaan. De werkgever mag dan een vaste vergoeding bepalen door middel van de 214-dagenregeling, waarbij hij ook deze 214 dagen eerst omrekent. De vaste vergoeding is daarom gebaseerd op 86 thuiswerkdagen per jaar.
Samenloop tussen de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding
Het uitgangspunt lijkt logisch. Op thuiswerkdagen maken werknemers geen reiskosten voor woon-werkverkeer. Daarom is in de wet opgenomen dat op dezelfde werkdag niet een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding mag worden betaald. Toch zijn er situaties denkbaar waarin een samenloop kan ontstaan. Bijvoorbeeld als een werknemer in de ochtend thuiswerkt en in de middag naar kantoor komt. Van belang is dan of de werknemer naar een zogenaamde ‘vaste werkplaats’ gaat. Als dat het geval is, dan mag voor de gehele dag slechts een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding worden toegekend. Heeft de werknemer een auto van de zaak om naar de vaste werkplaats te gaan, dan is er geen keuzevrijheid en mag er geen thuiswerkvergoeding worden toegekend. De uitkomst is anders als de werknemer niet naar een vaste werkplaats gaat, maar bijvoorbeeld op kantbezoek. In dat geval mag een thuiswerkvergoeding worden toegekend en een reiskostenvergoeding worden toegekend.
Een voorbeeld van samenloop tussen de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding
Peter heeft een vierdaagse werkweek. Twee dagen per week gaat hij naar de vaste werkplaats. De andere twee dagen werkt hij thuis. Hij woont op 25 kilometer afstand van zijn werk. Bij de berekening ga ik ervan uit dat aan de 128-dagennorm is voldaan. Herrekening van 214 dagen leidt tot 86 dagen reiskostenvergoeding (2/5 van 214) en 86 dagen thuiswerkvergoeding (2/5 van 214). Ik hanteer de bedragen voor 2024.
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt 86 dagen * 50 kilometer * € 0,23 = € 989 per jaar, dat is € 82,41 per maand.
De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt 86 dagen * € 2,35 = € 202,10 per jaar, dat is € 16,84 per maand.
Controle op de onbelaste thuiswerkvergoeding door de Belastingdienst
De Belastingdienst voert in de praktijk regelmatig boekenonderzoeken uit op het gebied van de loonheffingen. De werkkostenregeling komt dan vrijwel altijd aan bod. Ook de thuiswerkvergoeding kan dan onderwerp van de controle zijn. Er zijn nog weinig praktijkvoorbeelden van dergelijke onderzoeken beschikbaar. De verwachting is dat zal worden gecontroleerd op de samenloop met de reiskostenvergoeding en de vastlegging (bewijslast) met betrekking tot het daadwerkelijke thuiswerken. De schriftelijke afspraken zullen daarbij het uitgangspunt vormen. Het is daarom van belang dat u de regels omtrent thuiswerken goed vastlegt.
Het vergoeden van andere thuiswerkkosten
De thuiswerkvergoeding is, zoals aangegeven, gericht op kosten zoals extra water- en elektriciteitsgebruik en WC-papier. Dat laat de deur open om andere kosten, waarvoor ook een gerichte vrijstelling bestaat, te vergoeden. Gedacht kan worden aan kosten die vergoed mogen worden als aan het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium is voldaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten voor telefonie en internet. Op deze gerichte vrijstelling voor het vergoeden van noodzakelijke kosten, ga ik in een afzonderlijk artikel in. Deze beide vergoedingen kunnen dus naast elkaar bestaan. Dat biedt werkgevers de mogelijkheid om per thuiswerkdag een wat hoger bedrag netto aan de werknemer te kunnen vergoeden buiten de vrije ruimte om, dan het maximumbedrag van de thuiswerkvergoeding.
Advies over de onbelaste thuiswerkvergoeding en werkkostenregeling
De werkkostenregeling is ooit ingevoerd om te zorgen voor een stukje eenvoud. Dat is er niet van gekomen. De regeling is complex en veel bedrijven maken er niet of nauwelijks gebruik van, terwijl de regeling veel kansen biedt om belasting te besparen om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Vragen over de thuiswerkvergoeding in de werkkostenregeling (WKR), bijvoorbeeld in het kader van een controle door de Belastingdienst? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op. Wij adviseren over dit onderwerp, maar staan ondernemers ook bij in procedures tegen de Belastingdienst.
Bronnen:
Lees ook onze artikelen over:
- De werkkostenregeling
- De onbelaste reiskostenvergoeding in de WKR
- Het anoniementarief in de loonheffingen
- Afschaffen doelmatigheidsmarge gebruikelijkloonregeling per 2023