Naheffing en boetes wegens te hoge kilometervergoedingen zijn terecht opgelegd

Werkgevers mogen aan hun werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. Voor zover de vergoeding beneden het maximumbedrag blijft, is sprake van een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Een vergoeding die het maximum te boven gaat, kwalificeert als belast loon, tenzij de werkgever het aanwijst als eindheffingsloon. Recent heeft de Rechtbank Den Haag uitspraak gedaan in de zaak van een werkgever die vergoedingen verstrekte die veel hoger waren dan dit wettelijk maximum. De werkgever heeft deze bovenmatige vergoedingen echter niet als loon of eindheffingsloon behandeld. De rechtbank komt tot de slotsom dat de Belastingdienst terecht is overgegaan tot het naheffing en het opleggen van vergrijpboetes. Dit artikel behandelt deze uitspraak van de rechtbank Den Haag van 29 februari 2024 over naheffing en boeteoplegging bij te hoge kilometervergoedingen.

Werkgever keert te hoge kilometervergoedingen uit

De werkgever in deze zaak betaalt onbelaste reiskostenvergoedingen uit aan de werknemers. Op zichzelf is daar niets mis mee. Tijdens een boekenonderzoek van de Belastingdienst komt duidelijk naar voren dat er iets niet klopt aan de hoogte van deze vergoedingen. De Belastingdienst merkt een aanzienlijk deel van de kilometervergoedingen aan als bovenmatig (te hoog). Dit leidt tot een naheffing van € 520.700 en vergrijpboetes van € 130.190. Na overleg met de Belastingdienst wordt het bovenmatige deel verlaagd en aangewezen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling. Hierdoor resteert een te betalen bedrag van € 296.662 aan naheffingen en € 72.949 aan vergrijpboetes. De werkgever gaat alsnog in bezwaar en beroep.

Rechtbank (2024): Terechte naheffing wegens te hoge kilometervergoedingen

De eerste vraag is of de naheffing wegens de te hoge kilometervergoedingen terecht is. Uit de door de Belastingdienst gecontroleerde stukken volgt dat de werkgever is uitgegaan van een hoger aantal kilometers dan de werknemers daadwerkelijk konden afleggen. Er zijn excessen tot 2.000 kilometer per dag. Verder lijkt het erop dat de werkgever lage lonen heeft gecompenseerd met deze (te) hoge nettobetalingen. De Belastingdienst heeft daarnaast nog een veiligheidsmarge ingebouwd van 10% wegens het werken met deelwaarnemingen. Vervolgens heeft de Belastingdienst de uitkomsten van de deelwaarnemingen geëxtrapoleerd. Extrapolatie is alleen toegestaan als er voldoende grond is om aan te nemen dat er een constant beeld is voor wat betreft de werkelijke situatie. Aan dat vereiste is in dit geval voldaan, ook omdat de Belastingdienst uiteindelijk rekening heeft gehouden met minder grote reisafstanden in latere jaren. De rechtbank acht de naheffingen daarom terecht.

Rechtbank (2024): Terechte vergrijpboetes wegens bovenmatige reiskostenvergoeding

Daarna buigt de rechtbank zich over de vergrijpboetes. De Belastingdienst moet overtuigend aantonen dat er grove schuld aanwezig is bij de werkgever. Daarbij kan grove schuld van een betrokken werknemer niet zonder meer worden toegerekend aan de werkgever. In deze zaak is volgens de rechtbank bewezen dat er grove schuld bij de werkgever aanwezig is. Volgens de rechtbank heeft de werkgever de te hoge kilometervergoedingen uitbetaald zonder adequate controle uit te oefenen. Zij had tenminste moeten controleren of de door de werknemers opgegeven kilometers juist waren. Ook hadden in elk geval de excessen – zoals 2.000 kilometer per dag – moeten opvallen. Dat een administratief medewerker verantwoordelijk was, doet daar niet aan af. De werkgever had erop toe moeten zien dat de medewerker de werkzaamheden goed uitvoerde. Door dat niet te doen heeft de werkgever het risico gelopen dat een onjuiste aangifte is gedaan. Dat rechtvaardigt dat de kwalificatie grove schuld.

Controle op te hoge kilometervergoedingen leidt regelmatig tot naheffing

Bij een boekenonderzoek op het gebied van de loonheffingen komt vrijwel altijd het onderwerp ‘vervoer’ aan de orde. Het gaat dan bijvoorbeeld om de juiste toepassing van de bijtellingsregels, maar ook om de wijze waarop de onbelaste reiskostenvergoedingen zijn berekend. De bewijslast dat een vergoeding onbelast is, rust daarbij op de werkgever. Die dient op het moment van de controle te kunnen laten zien dat de vergoeding op de juiste wijze is bepaald. Slaagt de werkgever niet in deze bewijslast, dan kan de Belastingdienst overgaan tot naheffing wegens te hoge kilometervergoedingen. Zoals ook uit deze zaak naar voren komt, loopt dat al snel flink in de papieren. Hebt u vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.