Vaste reiskostenvergoedingen lopen af per 1 oktober 2021

U heeft werknemers in dienst die op 13 maart 2020 al bij u in dienst waren en een reiskostenvergoeding kregen, dan mag u deze werknemers voorlopig tot 1 oktober 2021 de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen alsof de werknemer nog steeds hetzelfde reispatroon heeft als voor corona. Dit is geregeld in onderdeel 3.6 van het Steun- en herstelpakket derde kwartaal 2021 van 27 mei 2021. Het is de vraag in hoeverre deze daarna nog blijft bestaan op 1 oktober.

Dat betekent dat u in het vierde kwartaal van 2021 alleen een vaste reiskostenvergoeding mag geven als de werknemer in dit kwartaal op fulltimebasis minimaal 32 dagen (128 dagen in een heel jaar) reist van woonplaats naar werkplaats en weer terug. Reist de werknemer minder, bijv. omdat hij voortaan toch wel heel veel thuiswerkt, dan kunt u nog steeds een onbelaste vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven. Alleen moet u dan wel met behulp van nacalculatie beoordelen of de werknemer niet te veel gehad heeft. Concreet: op het einde van het jaar moet u het daadwerkelijke aantal reisdagen vermenigvuldigen met € 0,19 per gereisde kilometer woon-werkverkeer. Dit is de maximale, achteraf te betalen vergoeding. Heeft de werknemer meer gehad, dan is dit meerdere bovenmatig en belast (tenzij hij dit moet terugbetalen).

Daarentegen zijn arbovoorzieningen voor digitale thuiswerkplekken gericht vrijgesteld en dus belastingvrij. Denk daarbij bijv. aan een in hoogte verstelbaar bureau, een goede stoel en goed licht. U moet er natuurlijk wel voor zorgen dat u de omvang van de kosten kunt laten zien aan de hand van een factuur. Bovendien moet het aannemelijk zijn dat het een arbovoorziening betreft.

Hoe staat het met noodzakelijke gereedschappen inclusief een computer, e.d.? Indien een werknemer een computer, een mobiele telefoon en soortgelijke zaken (beeldscherm, printer, e.d.) nodig heeft voor zijn werk, mag u de kosten hiervan voor uw rekening nemen. Dit is gericht vrijgesteld als u de kosten kunt bewijzen.

Zodra het werk eindigt, omdat bijv. de werknemer niet meer thuiswerkt, is het betreffende gereedschap niet meer ‘noodzakelijk’ en moet de werknemer het gereedschap teruggeven of de restwaarde vergoeden. Ook de kosten van de internetverbinding thuis en de inktcartridges vallen hieronder.

Wil hij een duurdere voorziening dan u noodzakelijk acht, denk bijv. aan duurder internet of wilt u bij een parttimethuiswerker alleen het internet op de thuiswerkdagen vergoeden, dan mag dat. De gerichte vrijstelling komt dan niet in gevaar. Vroeger vond de Belastingdienst dat u dan als werkgever geen eigen bijdrage mocht vragen, maar gelukkig vindt de Belastingdienst inmiddels dat ook dat er bij een eigen (netto)bijdrage van de werknemer voor privégebruik sprake kan zijn van een noodzakelijke voorziening.

Intermediaire kosten

Moet de werknemer thuis kosten maken die normaal bij u als werkgever thuishoren (denk aan het versturen van brieven, e.d.), dan is dit in principe geen loon. Maar, pas op!

De Belastingdienst verwacht wel dat u aannemelijk kunt maken dat de kosten echt gemaakt zijn. Een vergoeding van bijv. € 50 voor postzegels zal dus alleen als intermediaire kost genomen mogen worden als u aannemelijk kunt maken dat er een mailing uit is gegaan vanaf de werknemer die dit bedrag rechtvaardigt.

Wilt u andere zaken geven, zoals koffie op de werkplek of een vergoeding voor de extra kosten van elektra en verwarming, dan gelden er geen specifieke vrijstellingen. Dat betekent dat de vergoedingen hiervoor alleen belastingvrij zijn wanneer u vrije ruimte over heeft en de kosten hierin onderbrengt.