U mag onder voorwaarden uzelf en uw werknemers een onbelaste kostenvergoeding toekennen. Gezien de hoge inflatie rijst de vraag of u deze vergoeding mag indexeren.
Onderzoek vooraf
Sinds de invoering van de werkkostenregeling mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding toekennen aan uw werknemers en uzelf als DGA, als u vooraf een onderzoek heeft uitgevoerd naar de hoogte van de gemaakte kosten. Bij zo’n onderzoek wordt gedurende een zekere periode bijgehouden (in de regel drie maanden) welke zakelijke kosten er daadwerkelijk gemaakt worden. Hiervoor moeten alle bonnen en betalingsbewijzen worden bewaard.
Nu de inflatie aanzienlijk is, komt de vraag op of u een vaste onbelaste kostenvergoeding ook mag indexeren. Het is immers altijd aantrekkelijk om in plaats van het brutoloon te verhogen, de onbelaste vergoedingen aan te passen. Daarmee spaart u werkgeverslasten uit.
Sommige werkgevers hebben een uitdrukkelijke afspraak gemaakt met de Belastingdienst over de hoogte en indexatie van de vaste kostenvergoedingen. Zij kunnen de gemaakte afspraken gewoon volgen en op basis daarvan een indexatie doorvoeren.
Kostensoorten
Als u geen afspraak met de Belastingdienst heeft, valt u terug op de hoofdregel. Deze schrijft voor dat u vooraf een onderzoek moet uitvoeren. Nu heeft u dit in het verleden dus waarschijnlijk al gedaan. Dit onderzoek zou als basis voor een verhoogde onbelaste kostenvergoeding kunnen dienen. Daarbij blijft u uitgaan van dezelfde kostensoorten en verdeling als voorheen. U past echter per kostensoort een indexatie toe. Dit zal een inschatting moeten worden, gebaseerd op de inflatie per kostensoort. Daarmee kunt u de totale indexatie van de kostenvergoeding berekenen. Doordat u deze baseert op uw onderzoek, blijft u voldoen aan de fiscale vereisten en mag deze onkostenvergoeding, ook in geïndexeerde vorm, onbelast worden verstrekt.
Als u verwacht dat de onkosten van uw werknemers en/of van uzelf veel sterker zijn gestegen, adviseren wij u een nieuw onderzoek uit te voeren. U kunt dan de maximale onbelaste kostenvergoeding uitbetalen.
Bron: tips&advies