Doorlopen vaste (reis)kostenvergoeding vervalt per 2021

Bij het Besluit noodmaatregelen coronacrisis keurde staatssecretaris Vijlbrief van Financiën goed dat werkgevers voor de vaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer de thuiswerkdagen als reisdagen mogen blijven zien en voor de vaste kostenvergoeding mogen blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding gebaseerd is. Deze goedkeuringen vervallen per 1 januari 2021.

In 2020 mogen werkgevers voor de vaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer de thuiswerkdagen van werknemers als reisdagen beschouwen. Deze vergoeding kunnen zij gericht vrijstellen en daarmee onbelast de reiskosten blijven betalen. Ook voor wat betreft de vaste kostenvergoedingen mogen werkgevers blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd. Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de vaste kostenvergoedingen geldt de goedkeuring als er vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding bestond. Verder stelt de Belastingdienst zich in 2020 soepel op naar werkgevers die vanwege de coronamaatregelen een administratieve verplichting niet kunnen nakomen. Zo is bijvoorbeeld het tijdig vaststellen van de identiteit van een nieuwe werknemer tijdens de coronacrisis niet altijd mogelijk. Normaal gesproken moet de werkgever dan het anoniementarief toepassen. Dat mag hij nu onder voorwaarden achterwege laten.

In de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis laat staatssecretaris Vijlbrief weten dat deze goedkeuringen alleen gelden voor 2020 en per 1 januari 2021 komen te vervallen.

Werkgevers moeten vanaf 1 januari reispatroon in kaart brengen

Het vervallen van de goedkeuringen betekent dat werkgevers volgend jaar het (veranderde) reispatroon woon-werk van hun werknemers in kaart moeten brengen. Ze moeten dit toetsen aan de 36 weken of 128 dagen-eis en nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven. Werkgevers kunnen ook de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.
Verder kunnen werkgevers dus vanaf 1 januari 2021 over de thuiswerkdagen geen vergoeding meer geven voor kleine kosten. Door het meer thuiswerken zijn bij veel werkgevers de feiten en omstandigheden veranderd. Zij moeten dus goed beoordelen of de onderbouwing voor de vergoeding in 2021 nog volstaat.

Thuiswerkvergoeding in plaats van reiskostenvergoeding

Cao Rijk had de primeur, maar onlangs zijn ook in de nieuwe cao Werken voor Waterschappen afspraken gemaakt over een thuiswerkbudget en een thuiswerkvergoeding. Vakbond FNV wil de thuiswerkvergoeding vaker gaan meenemen in cao-onderhandelingen.

Tijdens de onderhandelingen over de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor de rijksambtenaren speelde thuiswerken een belangrijke rol. In lijn met de berekening van het Nibud is afgesproken om een eenmalige compensatie voor de periode van half maart 2020 tot en met 31 december 2020 uit te keren aan thuiswerkende rijksambtenaren. De eenmalige vergoeding van € 363 netto (bij een fulltime werkweek) wordt betaald uit lagere reiskosten die de Rijksoverheid heeft omdat de werknemers niet naar kantoor hoeven te reizen. Het akkoord is op 12 oktober goedgekeurd door de achterban.

Thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding

Uit de onderhandelingen over de cao Werken voor waterschappen is onlangs een akkoord gekomen over een thuiswerkbudget. Elke werknemer ontvangt in 2020 een bedrag van € 250 netto en daarnaast is er voor elke werknemer die wekelijks over een langere periode thuiswerkt een budget van € 600 inclusief btw voor de komende 5 jaar beschikbaar. Daarnaast is een thuiswerkvergoeding afgesproken van € 3 netto per dag voor dagen waarop de werknemer de hele dag thuiswerkt.

Vergoeding in vrije ruimte WKR

Volgens de FNV is op dit moment voor minder dan 1 op de 10 werknemers een thuiswerkvergoeding geregeld. Zij willen bij cao-onderhandelingen hierover vaker afspraken maken en gaan per sector kijken wat een reëel bedrag is. Lees wat werkgevers onbelast kunnen vergoeden voor de inrichting van de thuiswerkplek. Deze vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen voor arbovoorzieningen, gereedschap en apparatuur zijn wel aan voorwaarden verbonden. Wie werknemers daarnaast een vaste thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).